Omvänd moms på Google, Microsoft och Meta: så bokför du molntjänsterna

Fakturan från Google kommer på 12,25 euro, och längst ned står det "Moms (0%)". Betyder det att tjänsten är momsfri? Nej. Momsen finns, men det är du som ska räkna fram den och redovisa den. Det kallas omvänd betalningsskyldighet, och det gäller nästan alla molntjänster du köper från utlandet.

Här går vi igenom varför fakturan ser ut som den gör, hur bokföringen ska se ut, och de tre fel vi ser oftast.

Varför saknar fakturan moms?

När ett företag i ett annat EU-land säljer en tjänst till ett svenskt företag flyttas beskattningen till köparens land. Det är huvudregeln för tjänster mellan företag. Säljaren fakturerar därför utan moms och hänvisar till artikel 196 i EU:s momsdirektiv, en formulering du hittar längst ned på fakturan från Google, Microsoft, Meta, Adobe och de flesta andra.

Ansvaret flyttar alltså över till dig. Du lägger på svensk moms på inköpet, redovisar den som utgående moms, och drar av samma belopp som ingående moms. Har ditt bolag full avdragsrätt blir nettot mot Skatteverket noll.

Att det blir noll är just därför felet är så lätt att missa. Ingen avstämning larmar, ingen skatt blir obetald, och ändå kan momsdeklarationen vara fel.

Två frågor avgör bokföringen

Är säljaren inom eller utanför EU? Kolla momsnumret på fakturan. Google Cloud EMEA Limited sitter i Dublin och har ett nummer som börjar på IE, alltså EU. Microsoft fakturerar också ofta från Irland. Amazon Web Services kan komma från Luxemburg. Ett företag med ett amerikanskt eller brittiskt säte hamnar däremot utanför EU.

Har du lämnat ditt momsnummer till leverantören? Det här är det dyraste misstaget i hela artikeln. Har du inte registrerat ditt svenska momsnummer i tjänstens inställningar behandlar leverantören dig som privatperson och debiterar irländsk moms, i dag 23 procent. Den momsen kan du inte dra av i Sverige. Du får ansöka om återbetalning i Irland, vilket är en process ingen vill ha för en abonnemangsfaktura på några hundralappar. Lägg in momsnumret i faktureringsinställningarna, en gång per tjänst.

Så ser bokföringen ut

Ta en faktura från Google Workspace på 137,64 kronor, alltså beloppet efter växling till svenska kronor. Så här bokförs den:

Sex rader för en faktura på 137 kronor ser överdrivet ut, men varje par har sin uppgift.

2614 och 2645 är själva momsen. Du lägger på 25 procent och drar av 25 procent. De tar ut varandra.

4535 och 4599 bär ingen kostnad alls. De finns bara för att styra vilken ruta beloppet hamnar i i momsdeklarationen, och nollas därför mot varandra. Har du 4599 kvar med saldo vid bokslutet betyder det att något inköpskonto saknar sin motpost.

5420 är den enda raden som faktiskt är en kostnad.

Är säljaren utanför EU byter du 4535 mot 4531. Allt annat är detsamma.

Fel 1: att behandla fakturan som svensk

Det vanligaste felet är en konteringsmall som delar beloppet i 80 procent kostnad och 20 procent moms. Den mallen är byggd för en svensk leverantör som debiterat 25 procent moms på fakturan, och den är helt rätt för ett svenskt inköp.

Använd den på en Google-faktura och två saker går fel samtidigt. Kostnaden blir 20 procent för låg, och du drar av moms som aldrig debiterats. Momsavdraget hamnar då på 2641, debiterad ingående moms, ett konto som förutsätter att en leverantör faktiskt tagit ut moms. Det har ingen gjort. Avdraget saknar underlag.

Har du en mall per leverantör är det värt att gå igenom dem och kontrollera vilka som är byggda för svenska fakturor.

Fel 2: att blanda ihop EU och utanför EU

Skattens storlek påverkas inte, men rutan i momsdeklarationen gör det. Inköp av tjänster från ett annat EU-land enligt huvudregeln redovisas i ruta 21. Inköp av tjänster från ett land utanför EU redovisas i ruta 22.

Eftersom summan blir noll oavsett upptäcks förväxlingen sällan i den löpande avstämningen. Den vanligaste varianten är att irländska säljare tas för amerikanska, helt enkelt för att varumärket känns amerikanskt.

Fel 3: valutan

Fakturan är i euro, bokföringen i kronor. Beloppet du bokför är det omräknade, och momsen räknas på det omräknade beloppet.

Använd en dokumenterad kurs och notera vilken kurs och vilket datum du använt. Det är den uppgiften som saknas oftast när ett valutaverifikat ifrågasätts, och den som är svårast att rekonstruera i efterhand.

Checklista

• Momsnummer inlagt hos leverantören, så du slipper utländsk moms
• Kontrollera säljarens momsnummer på fakturan: EU eller inte
• Kostnaden på sitt eget konto, aldrig på inköpskontot
• 2614 och 2645 lika stora, 4535 och 4599 lika stora
• Kursen och kursdatumet noterade på verifikatet

Har ditt bolag blandad verksamhet, alltså både momspliktig och momsfri omsättning, gäller inte full avdragsrätt. Då ska bara den avdragsgilla delen bokföras på 2645 och resten blir en kostnad. Hör av dig till oss om du är osäker på vad som gäller för just din verksamhet.