Faktura krav och innehåll: vad måste en faktura innehålla för att vara giltig?

Att ställa ut en faktura verkar enkelt, men en faktura som saknar rätt uppgifter kan leda till att kunden inte får lyfta moms, att du riskerar skattemässiga problem eller att betalningen dröjer. Här går vi igenom vad en korrekt faktura måste innehålla, varför varje uppgift spelar roll och vad du bör tänka på i praktiken.

Varför är fakturans innehåll viktigt?

En faktura är inte bara ett betalningskrav. Den är ett juridiskt och skattemässigt dokument som ligger till grund för både din och din kunds bokföring. Om en uppgift saknas kan köparen i värsta fall nekas avdrag för ingående moms, och du som säljare kan ha svårt att bevisa att du faktiskt har redovisat och betalat skatten korrekt.

För dig som driver ett litet aktiebolag eller enskild firma är det alltså viktigt att rutinen kring fakturering är rätt från början, inte något man fixar i efterhand.

Obligatoriska uppgifter på varje faktura

Nedan är de uppgifter som generellt sett ska finnas med på en faktura i Sverige. Eftersom fakta-underlaget för den här artikeln inte innehåller specifika lagparagrafer eller beloppsregler citerar vi inte några siffror, men listan speglar de krav som gäller enligt mervärdesskattelagen och god redovisningssed.

Uppgifter om säljaren:

• Företagets fullständiga namn (eller firmanamn)
• Adress till företaget
• Organisationsnummer (eller personnummer för enskild firma)
• Momsregistreringsnummer (VAT-nummer), om du är momsregistrerad

Uppgifter om köparen:

• Köparens namn och adress
• Köparens organisationsnummer, om det rör sig om ett företag

Fakturans egna uppgifter:

• Ett unikt fakturanummer (löpande numrering)
• Fakturadatum, det vill säga det datum fakturan utfärdades
• Leveransdatum eller den period som tjänsten avser, om det skiljer sig från fakturadatumet
• Betalningsvillkor, exempelvis antal dagar till förfallodag
• Bankgiro, plusgiro eller IBAN för betalning

Uppgifter om vad som säljs:

• En tydlig beskrivning av varan eller tjänsten
• Antal eller omfattning
• À-pris (pris per enhet)
• Momspliktigt belopp och tillämpad momssats (exempelvis 25, 12 eller 6 procent)
• Momsbelopp i kronor
• Totalt belopp inklusive moms

Om du inte är momsregistrerad, exempelvis för att din omsättning understiger gränsen för momsplikt, ska du inte ta ut moms. Skriv då tydligt att fakturan är momsbefriad och utelämna momsuppgifterna.

Vanliga misstag och hur du undviker dem

Många småföretagare gör samma misstag om och om igen. Här är de vanligaste:

1. Vag beskrivning av tjänsten. "Konsulttjänster" räcker sällan. Skriv hellre vad som faktiskt utförts, till exempel "Analys och rapport avseende lageroptimering, vecka 14 till 16".
2. Glömt leveransdatum. Om du fakturerar i december för ett arbete som slutfördes i november måste leveransdatumet framgå, annars kan det skapas oklarheter i redovisningen.
3. Felaktig momssats. Livsmedel, böcker och persontransporter har lägre momssats än den vanliga 25-procentsnivån. Att använda fel sats skapar problem för båda parter.
4. Saknat löpnummer. Varje faktura ska ha ett unikt nummer i en löpande serie. En serie per år, exempelvis 2025-001, 2025-002 och så vidare, fungerar bra.
5. Felaktigt eller saknat momsregistreringsnummer. Utan detta kan köparen inte göra momsavdrag.

Ett konkret exempel: Stålmannen Städ AB

Föreställ dig att Erik driver städfirman Stålmannen Städ AB och fakturerar en restaurang för en storstädning. Hans faktura innehåller företagets namn, organisationsnummer och momsregistreringsnummer, restaurangens namn och org-nummer, fakturanummer 2025-047, fakturadatum 15 maj 2025 och leveransdatum 13 maj 2025. Under varor och tjänster skriver han "Storstädning av kök och matsal, 13 maj 2025, 4 timmar à 500 kronor, totalt 2 000 kronor exklusive moms". Sedan lägger han till moms med tillämplig sats och anger totalbeloppet inklusive moms, betalningsvillkor 30 dagar och sitt bankgiro.

Restaurangen kan nu lyfta momsen som ingående moms i sin bokföring, och Erik har ett korrekt underlag för sin momsredovisning. Alla är nöjda och Skatteverket har inget att anmärka på.

Digitala fakturor och e-faktura

De flesta fakturor skickas i dag digitalt, antingen som PDF via e-post eller som strukturerade e-fakturor i format som Peppol BIS. En PDF-faktura är tillåten och giltig så länge den innehåller alla obligatoriska uppgifter och det går att säkerställa att innehållet inte har förändrats.

Fakturerar du offentliga myndigheter och kommuner i Sverige är du i många fall skyldig att skicka e-faktura i ett standardiserat format. Kontrollera alltid vad köparen kräver innan du skickar.

Om du hanterar avdragsgilla kostnader i företaget är det lika viktigt att de fakturor du tar emot har rätt innehåll. En faktura utan tillräckliga uppgifter kan ifrågasättas vid en granskning, vilket du kan läsa mer om i Vad räknas som en avdragsgill kostnad i företaget?.

Kreditfaktura och rättelse

Har du skickat en faktura med fel uppgifter ska du inte bara skicka en ny faktura. Rätt tillvägagångssätt är att utfärda en kreditfaktura som refererar till den ursprungliga fakturans nummer och nollställer den, och därefter skicka en ny korrekt faktura. På så sätt hänger underlaget ihop i bokföringen och det är tydligt vad som gäller.

Sammanfattning

En giltig faktura innehåller uppgifter om säljare och köpare, ett löpande fakturanummer, datum, en tydlig beskrivning av vad som sålts, momsuppgifter och betalningsinformation. Att missa en enda uppgift kan leda till problem med momsavdrag och bokföring för båda parter. Bygg upp en mall i ditt faktureringsprogram som automatiskt fyller i alla obligatoriska fält, och kontrollera den mot listan ovan. Har du frågor om din specifika situation, eller vill du se över era faktureringsrutiner, är du välkommen att höra av dig till oss.

Denna artikel innehåller allmän information och utgör inte individuell redovisnings- eller juridisk rådgivning. Regler och gränser kan förändras, kontakta en redovisningskonsult för rådgivning anpassad till din situation.